Call che potevano essere una mail

Credo che sia arrivato il momento di scrivere questo pezzo, che immagino sarà una salvezza per moltissime persone. È un pezzo che penso possa essere collaborativo, quindi se hai delle idee per migliorarlo, lasciale pure nei commenti: aggiornerò volentieri.

C’è un significativo miglioramento in alcuni aspetti della vita che deriva dal fatto che, probabilmente, stiamo cominciando a capire che ci sono momenti in cui non è necessario vedersi o spostarsi per raggiungere un posto. Ed è una cosa bellissima, perché si risparmia tempo.

Ma questo ha generato o sta generando un fenomeno allucinante, che è l’affollamento dei calendar con le call. Come fare, allora?
Con una spruzzatina di meno, meglio. Ecco le idee che dovremmo far circolare quanto più possibile.

Facciamolo, per salvarci la vita.

1. Ci sono call che potevano essere una mail.

2. Se devi ricevere alcune informazioni o risposte a una o più domande, puoi ancora mandare una mail, non devi per forza fare una call.

3. Lo so che il calendario ti permette di fare call da un’ora, ma ci sono call che possono durare 15 minuti. In quel caso, forse, potevano essere una mail.

4. È bello vedersi tutti insieme, ma c’è una call con venti persone e diciotto non parlano mai, probabilmente quelle diciotto persone potevano non essere invitate alla call. In quel caso, forse potevate scambiarvi una mail.

5. Se in una call si sono esauriti tutti gli argomenti, si può concludere anche se siamo parecchio in anticipo rispetto alla fine programmata della call. Potrai riempire quel tempo in maniera efficace. Magari, mandando una mail di riepilogo di quel che si è detto in call, con un link a un documento condiviso su cui si potrà continuare a lavorare in futuro senza necessariamente dover indire un’altra call.

6. Se organizzare una call ti porta via più tempo di quello previsto dalla call, forse è meglio mandare una mail a tutte le persone realmente interessate.

Siamo ancora in tempo per evitare che la possibilità di vederci a distanza e di smettere di perdere tempo nel pendolarismo si trasformi in una perdita di tempo connessi insieme. Facciamolo!

About Alberto Puliafito
Alberto Puliafito è fondatore di iK Produzioni e direttore responsabile di Slow News. Ecco il suo profilo su Google+.

6 Comments

  1. – Se devi organizzare un lavoro, manda una mail. Usa gli elenchi puntati per esere chiaro.

    – Prenditi il tempo di pensare a come strutturare la tua mail. Sarà più efficace che fare brainstorming in call.

    – Scrivere una mail è già archiviare le informazioni. Se devi fare un report dopo ogni call impieghi il doppio del tempo.

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  2. Aggiungo un consiglio che può sembrare in contrasto con l’articolo, ma non lo è: per progetti complessi o di lungo periodo io trovo utilissima la versione digitale degli stand up meeting dell’Agile. Ovviamente non stai in piedi, ma resta l’idea di agilità e velocità (un quarto d’ora, venti minuti al massimo): è un momento in cui un gruppo di lavoro parla di quello che sta succedendo, anche solo per salutarsi a voce. A me piace molto perché, a differenza delle riunioni con un obiettivo, è un appuntamento libero.

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  3. Trovate in giro:

    1) Peggio ancora: ci sono call che sono periodiche solo per sostituire la mancanza di organizzazione. Per me 2 ore al giorno.

    2) Sono giorni (settimane) che mi chiedo se sia davvero fondamentale fare tutte queste call, quando invece potrebbe bastare una mail. Sono arrivata ad avere l’ansia ogni volta che clicco su zoom o meet e questo è già un segnale-allarme di cui tenere conto per la propria salute mentale.

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  4. Vado oltre, smettiamo anche di chiamarle call .
    Affronto spesso questo argomento, quando rivedo i processi delle aziende; un incontro video spesso è superfluo, ed ancor più deleterio (fa perdere tempo inutilmente).
    – se l’argomento è urgente, e breve, meglio una telefonata.
    – se lil tema non è urgente, ed articolato, meglio una mail
    – se il tema è rilevante ed articolato, va bene un incontrano video preceduto e preparato da una mail alle persone coinvolte
    – coninvolgi solo i diretti interessati, ovvero coloro che abbiano qualcosa da dire. Vale per le riunioni in video che per le mail; smettiamo anche di mettere in CC l’universo mondo

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